Zeiterfassungspflicht 2026: Was gilt aktuell?

Welche Pflicht gilt bereits heute?

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Erfasst werden soll damit auch die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden.

Die Entscheidung knüpft an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 an. Danach muss ein Arbeitszeiterfassungssystem objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Die konkrete Ausgestaltung kann sich nach Tätigkeit und Unternehmensgröße unterscheiden.

Was ist im Jahr 2026 noch offen?

Der Deutsche Bundestag dokumentierte zuletzt, dass das Bundesministerium für Arbeit und Soziales eine gesetzliche Regelung zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung plant, der konkrete Zeitpunkt aber weiterhin unklar ist. Deshalb wäre die Aussage, eine bestimmte elektronische Neuregelung sei 2026 bereits allgemein in Kraft, ohne einen aktuellen Gesetzesnachweis zu weitgehend.

Unternehmen sollten den geltenden Stand umsetzen und neue gesetzliche Vorgaben beobachten. Bei rechtlich sensiblen Einzelfragen ist eine fachkundige Beratung sinnvoll.

Welche Angaben sollte ein System nachvollziehbar erfassen?

Für eine belastbare Dokumentation sind insbesondere Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit entscheidend. Daraus lässt sich die tägliche Dauer ableiten. Pausen und Überstunden müssen so behandelt werden, dass die tatsächliche Arbeitszeit nachvollziehbar bleibt.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Nach der BAG-Entscheidung bezieht sich die bestehende Pflicht nicht zwingend auf eine elektronische Form. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können unterschiedliche Systeme geeignet sein. Entscheidend ist, dass die Erfassung tatsächlich funktioniert und objektiv, verlässlich sowie zugänglich ist.

Digitale Systeme sind deshalb kein Selbstzweck. Sie können aber Korrekturen, Pausen, Rollen, Auswertungen und mobile Teams konsistenter abbilden als verteilte Papierlisten oder mehrere Tabellenstände.

Praxisbeispiel für einen kleinen Betrieb

Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten legt fest, wann Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen gebucht werden. Mitarbeitende erfassen Zeiten mobil, vergessene Buchungen werden als begründete Korrektur eingereicht und eine verantwortliche Person prüft offene Einträge vor dem Monatsabschluss.

Der praktische Nutzen entsteht aus dem gemeinsamen Prozess: Regeln sind bekannt, Änderungen bleiben nachvollziehbar und Monatswerte müssen nicht aus verschiedenen Listen zusammengesucht werden.

Häufige Missverständnisse

• Die Pflicht beginnt nicht erst mit einem noch ausstehenden neuen Gesetz; die BAG-Entscheidung begründet bereits eine Handlungspflicht.
• Zeiterfassung bedeutet nicht automatisch, dass flexible Arbeitsmodelle ausgeschlossen sind.
• Eine Software allein schafft noch keinen sauberen Prozess; Zuständigkeiten und Korrekturregeln müssen ebenfalls festgelegt sein.
• Nicht jede Person darf zwangsläufig alle Arbeitszeitdaten sehen; Rollen und Berechtigungen bleiben wichtig.

So lässt sich die Erfassung im Alltag umsetzen

Unternehmen sollten zuerst den heutigen Ablauf aufnehmen, anschließend klare Buchungs- und Korrekturregeln festlegen und den Prozess mit einem kleinen Team testen. Danach können Arbeitszeitkonten, Schichtplanung, Abwesenheiten und Exporte schrittweise ergänzt werden.

Boost-Your-Time unterstützt diese praktische Organisation digital. Die rechtliche Bewertung des konkreten Betriebsmodells bleibt davon getrennt und sollte bei Zweifeln fachlich geprüft werden.