DATEV-kompatiblen Export aus der Zeiterfassung vorbereiten
Welche Stammdaten, Arbeitszeitwerte und Exportprofile Unternehmen für eine strukturierte Übergabe an Lohnabrechnung oder Steuerberatung benötigen.
Von BYT Redaktion
Am Monatsende müssen Arbeitszeitdaten häufig an Lohnabrechnung oder Steuerberatung übergeben werden. Wenn Personalnummern fehlen, Lohnarten nicht abgestimmt sind oder Spalten in der falschen Reihenfolge vorliegen, entsteht unnötige Nacharbeit.
Ein DATEV-kompatibler Export beginnt deshalb nicht erst beim Klick auf „Exportieren“. Er beginnt mit sauberen Stammdaten, geprüften Monatswerten und einem Profil, das zu den Anforderungen der jeweiligen Kanzlei oder Abrechnungsstelle passt.
Zuerst das benötigte Zielformat abstimmen
DATEV ist nicht gleich DATEV. Je nach eingesetztem System, Kanzleiprozess und Lohnart können unterschiedliche Felder, Schlüssel und Reihenfolgen erforderlich sein. Unternehmen sollten deshalb vor der ersten Übergabe klären, welches Format tatsächlich verarbeitet werden kann.
BYT bietet konfigurierbare Exportprofile. Dadurch lassen sich beispielsweise LODAS, Lohn & Gehalt oder ein neutraler Lohnexport voneinander unterscheiden. Das Profil bildet die abgestimmte Struktur wiederholbar ab.
- Verwendetes Abrechnungssystem erfragen
- Benötigte Personal- und Lohnartenschlüssel abstimmen
- Dateiformat und Spaltenreihenfolge festlegen
- Einen ersten Testexport vor dem produktiven Monatsabschluss prüfen
Mandanten- und Mitarbeiterdaten sauber pflegen
Beraternummer, Mandantennummer und Personalnummern sorgen dafür, dass exportierte Werte richtig zugeordnet werden können. Fehlen diese Daten oder werden sie uneinheitlich gepflegt, muss die Zuordnung später manuell erfolgen.
Die Exportkonfiguration sollte mandantenbezogen gespeichert werden. So bleiben Vorgaben einer Steuerkanzlei auf das jeweilige Unternehmen begrenzt und können bei Bedarf angepasst werden.
- Kanzlei- und Mandantendaten hinterlegen
- Personalnummern vollständig zuordnen
- Lohnarten und Ausfallschlüssel dokumentieren
- Änderungen vor dem nächsten Export prüfen
Monatswerte vor dem Export prüfen
Ein technisch korrektes Dateiformat hilft wenig, wenn offene Zeiten oder ungeklärte Abweichungen enthalten sind. Vor dem Export sollten deshalb Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten und noch nicht bearbeitete Korrekturen geprüft werden.
Reports und Monatsübersichten helfen, auffällige Werte gezielt zu finden. Dadurch wird der Export zum Abschluss eines geordneten Prozesses und nicht zum Ausgangspunkt für weitere Fehlersuche.
- Offene Buchungen und Korrekturanträge bearbeiten
- Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten berücksichtigen
- Soll-Ist-Abweichungen nachvollziehen
- Exportzeitraum und Mitarbeiterauswahl kontrollieren
Exportprofile machen wiederkehrende Abläufe einfacher
Ein Exportprofil speichert System, Format, Spaltenreihenfolge und weitere Optionen. Dadurch müssen dieselben Einstellungen nicht jeden Monat neu zusammengestellt werden. Für verschiedene Empfänger können getrennte Profile sinnvoll sein.
Neben DATEV-kompatiblen Varianten kann ein neutraler CSV- oder XLSX-Export für interne Auswertungen oder andere Lohnsysteme genutzt werden. Entscheidend ist, dass die Empfängerseite das gewählte Format verarbeiten kann.
Praxisempfehlung
Lassen Sie einen neuen Exportaufbau einmal von der empfangenden Stelle prüfen. Nach dieser Abstimmung kann derselbe Ablauf für die folgenden Monate wiederverwendet werden.
Was ein DATEV-kompatibler Export leistet und was nicht
Ein strukturierter Export bereitet Arbeitszeitdaten für die Weiterverarbeitung vor. Er ersetzt weder die Lohnabrechnung noch die fachliche Prüfung durch Steuerberatung oder Personalverantwortliche.
BYT unterstützt Unternehmen dabei, relevante Daten konsistent zu erfassen, zu prüfen und in abgestimmten Formaten bereitzustellen. Dadurch sinkt der manuelle Übertragungsaufwand, während die fachliche Verantwortung an der richtigen Stelle bleibt.
FAQ
Häufige Fragen zum Thema.
Ist ein DATEV-kompatibler Export eine direkte DATEV-Schnittstelle?
Nicht zwingend. Ein kompatibler Export stellt Daten in einem abgestimmten Dateiformat bereit. Die konkrete Weiterverarbeitung hängt vom verwendeten DATEV-System und dem Prozess der empfangenden Stelle ab.
Welche Daten sollten vor dem Export geprüft werden?
Unter anderem Personalnummern, Arbeitszeitwerte, Abwesenheiten, offene Korrekturen, Lohnarten und der gewählte Abrechnungszeitraum.
Kann BYT verschiedene Exportprofile speichern?
Ja. Profile können unterschiedliche Systeme, Formate, Spaltenreihenfolgen und Optionen abbilden.
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